Экономить при организации мероприятия можно на декоре, лишнем техническом оборудовании и кавер-группе, если живая музыка не принципиальна. Нельзя экономить на эмоциях (сильное шоу, первый танец, эффектный выход), на ведущем, на фото и видео для свадьбы и на координаторе. Главное правило: экономьте на том, что гости забудут, и никогда не экономьте на том, что они будут вспоминать.
Есть совет, который я даю практически каждому клиенту еще на первой встрече: не пытайтесь сделать идеальное мероприятие любой ценой. Намного важнее правильно распределить бюджет. Очень часто ко мне приходят с вопросом: «На чем можно сэкономить, чтобы праздник не потерял в качестве?» И это абсолютно правильный вопрос. Экономить можно, и иногда это даже нужно. Главное - понимать, где сокращение бюджета никак не повлияет на впечатления гостей, а где может испортить весь праздник.
Что можно сократить, а что нельзя: короткая таблица
Статья расходов |
Можно ли экономить |
Почему |
|---|---|---|
Декор |
Да |
Гости редко оценивают праздник по числу цветочных композиций |
Лишнее техническое оборудование |
Да |
Для небольшого зала не нужен комплект на полную мощность |
Кавер-группа |
Да, если живая музыка не принципиальна |
Музыкальную часть чаще всего закрывает диджей ведущего |
Шоу-программа |
Нет |
Эмоциональные моменты остаются в памяти |
Ведущий |
Нет |
Он управляет настроением всего вечера |
Фото и видео на свадьбе |
Нет |
День невозможно повторить |
Координатор |
Нет |
Он берет на себя организационные вопросы вместо вас |
Ниже разберу каждую статью подробнее.
Можно сэкономить на декоре
Наверное, это прозвучит неожиданно, но именно декор часто становится самой неконтролируемой статьей расходов. Иногда смета увеличивается буквально каждую неделю. Добавили еще цветов, еще одну фотозону, композицию, немного текстиля. И вот бюджет вырос в два раза. При этом гости редко оценивают праздник по числу цветочных композиций. Они запоминают совсем другое.
Я всегда говорю: «Лучше сделать один красивый акцент, чем пытаться украсить каждый уголок площадки». Грамотный декоратор всегда предложит несколько решений под разный бюджет и поможет его оптимизировать. К сожалению, встречаются и те, кто старается максимально увеличить смету, потому что проверить стоимость декора клиенту довольно сложно. Поэтому не бойтесь обсуждать альтернативы.
Как сделать мероприятие визуально дорогим без увеличения бюджета, мы разбирали в статье «Как сделать мероприятие дороже без увеличения бюджета».
Никогда не экономьте на эмоциях
Если говорить о свадьбах, за годы работы я заметила одну закономерность. Когда спустя время молодожены вспоминают свой праздник, они практически никогда не начинают рассказ со слов: «У нас были очень красивые цветы». Зато очень часто говорят: «Мы до сих пор помним наш первый танец».
Именно эмоциональные моменты остаются в памяти. Красивое шоу во время первого танца, эффектное появление молодоженов, финал вечера - это вызывает мурашки не только у гостей, но и у самих виновников торжества. Поэтому если приходится выбирать между дополнительным декором и сильным шоу, я всегда советую выбирать эмоции. Именно они делают мероприятие особенным.
Какие моменты стоит усилить шоу
Момент |
Что поставить |
Цена |
|---|---|---|
Первый танец |
«Графические люди»: на костюмах имена и фотографии пары |
125 000 ₽ за четырех артистов |
Эффектное появление молодоженов |
«Белый» или «Лазермен» |
от 50 000 ₽ за двух артистов, от 26 000 ₽ за одного |
Вынос торта |
Номер со снегом и фонтанами холодного горения или куб «Отражение» |
от 150 000 ₽ за «Отражение» без куба |
Финал вечера |
«Маски» или «Золото» |
50 000 ₽ за двух артистов |
Для камерного праздника хватит одного номера, для большого вечера оптимальны два. Полный прайс - на странице цен. О том, как подобрать шоу под масштаб свадьбы, читайте в статье «Какое шоу подойдет для свадьбы в ресторане».
Не экономьте на ведущем
Ведущий - это человек, который управляет настроением всего вечера. Можно пригласить лучших артистов, выбрать красивый ресторан и заказать дорогой декор. Но если ведущий не чувствует аудиторию, допускает неловкие паузы или работает по устаревшему сценарию, впечатление от праздника будет совсем другим.
К сожалению, сейчас рынок сильно демпингует. Иногда клиенты выбирают ведущего только по цене. Но здесь важно понимать простую вещь: хороший специалист не может стоить подозрительно дешево. Конечно, бывают талантливые молодые ведущие, которые только набирают опыт. Но если стоимость значительно ниже средней по рынку, стоит внимательно изучить реальные видео и отзывы. Заменить ведущего в день мероприятия уже не получится.
Не путайте это с экономией на музыке. Если у ведущего уже есть диджей, кавер-группу можно пересмотреть: хорошая стоит от 150 тысяч рублей и выше, и музыкальная часть вечера в любом случае закрыта. Об этом мы писали в статье «Стоит ли заказывать шоу на свадьбу, если у вас уже есть ведущий».
Фото и видео - это инвестиция в воспоминания
Есть мероприятия, где профессиональная съемка не так важна. Например, небольшой день рождения вполне можно снять на телефон. Но свадьба - совсем другая история. Этот день невозможно повторить. И если фотографии или видео окажутся неудачными, исправить уже ничего нельзя.
Поэтому здесь я всегда советую выбирать не самую низкую цену, а качество работ фотографа и видеографа. Через несколько лет именно фотографии помогут снова пережить те эмоции.
Координатор - человек, который спасает праздник
Об этой профессии вспоминают редко. А зря. Пока гости отдыхают, кто-то должен встречать подрядчиков, контролировать тайминг, следить за выносом блюд, координировать артистов и решать десятки организационных вопросов. Если координатора нет, всем этим обычно занимается сам клиент или его близкие. Вместо того чтобы наслаждаться праздником, они весь день отвечают на звонки и решают возникающие вопросы.
На мой взгляд, координатор - одна из самых полезных инвестиций в любое мероприятие. Как выстроить подготовку, если вы организуете праздник сами, мы разбирали в статьях «Как организовать день рождения с нуля» и «Как выбрать шоу, если свадьбу организуете без организатора».
Не доверяйте только красивым роликам
Сегодня технологии позволяют сделать идеальную презентацию практически любого проекта. Красивый монтаж, музыка, спецэффекты - все это производит впечатление. Но реальная работа команды выглядит совсем иначе. Поэтому всегда просите показать живые фотографии и видео с мероприятий. Читайте отзывы. Не бойтесь спрашивать рекомендации.
Если подрядчик действительно уверен в своей работе, он спокойно покажет реальные проекты и, при необходимости, предоставит контакты клиентов, которые уже работали с ним.
Что попросить у любого подрядчика
Что попросить |
Что вы поймете |
|---|---|
Видео с реального мероприятия |
Как команда работает вживую, а не в монтаже |
Фото с похожей площадки |
Справится ли подрядчик в ваших условиях |
Отзывы клиентов |
Как проходит работа до и после мероприятия |
Контакты прошлых клиентов |
Можно самостоятельно спросить, как все было |
Состав стоимости |
Что входит в цену, а что считается отдельно |
Какие организационные вопросы стоит обсудить до заказа шоу, мы собрали в статье «Что проверить перед заказом шоу», а как сравнивать предложения по цене - в материале «Почему дорогое шоу не всегда делает мероприятие успешным».
Как распределить бюджет: порядок приоритетов
Если нужно разложить бюджет по приоритетам, я советую идти в таком порядке:
- Сначала то, что нельзя заменить в день мероприятия: ведущий, фотограф и видеограф, координатор.
- Затем эмоциональные акценты: один-два шоу-номера в ключевые моменты вечера.
- После этого базовая часть: площадка, еда, музыка.
- В последнюю очередь декор и дополнительные элементы. Его можно сократить до нескольких акцентов.
Если бюджет ограничен, вместо пяти разных шоу выберите один сильный коллектив с несколькими номерами. Это сохраняет разнообразие и не заставляет искать и оплачивать несколько подрядчиков. Пример: «Маски» (2 артиста, 50 000 ₽), «Графические люди» (4 артиста, 125 000 ₽) и «Белый» (2 артиста, 50 000 ₽) обойдутся в 225 000 ₽, а компактная программа из двух номеров по два артиста - в 100 000 ₽.
Главное правило
Когда меня спрашивают, как правильно распределить бюджет, я отвечаю очень просто. Экономьте на том, что гости забудут. И никогда не экономьте на том, что они будут вспоминать.
Именно эмоции, атмосфера, работа ведущего, яркие моменты и качественная организация создают праздник, который остается в памяти на долгие годы. Если вы выбираете время для заказа, прочитайте статью «Когда начинать выбирать шоу на свадьбу»: чем раньше вы обратитесь, тем больше выбор.
Сколько стоит световое шоу
Ориентиры по прайсу Art Show:
- один артист в номере - от 26 000 ₽;
- два артиста в номерах «Белый», «Маски» и «Золото» - от 50 000 ₽;
- «Белый» с четырьмя артистами - 90 000 ₽;
- «Графические люди» с четырьмя артистами - 125 000 ₽, с шестью - 155 000 ₽, с восемью - 190 000 ₽;
- «Отражение» с четырьмя артистами: без куба - 150 000 ₽, с кубом на вращающейся платформе - 200 000 ₽.
Спецэффекты считаются отдельно: сухой искусственный снег - 13 000 ₽, четыре фонтана холодного горения - 10 000 ₽, тяжелый дым - 30 000 ₽. Комплект из дыма, снега и четырех фонтанов стоит 50 000 ₽. Чтобы заказать световое шоу, откройте страницу цен.
Если сомневаетесь, какое шоу подойдет вашей площадке или бюджету, лучше обсудить это заранее со специалистами Art Show: мы подберем программу под формат мероприятия, число гостей и площадку, а для корпоративных заказов есть страница «Корпоративы». Посмотреть номера и цены.
Частые вопросы
На чем можно сэкономить при организации мероприятия?На декоре, лишнем техническом оборудовании и кавер-группе, если живая музыка не принципиальна. Гости редко оценивают праздник по числу цветочных композиций, а один красивый акцент работает лучше, чем оформление каждого уголка.
На чем нельзя экономить на свадьбе?На эмоциях (сильное шоу, первый танец, выход молодоженов), на ведущем, на фотографе и видеографе и на координаторе. Эти части нельзя заменить или исправить в день мероприятия.
Стоит ли выбирать самого дешевого ведущего?Нет. Хороший специалист не может стоить подозрительно дешево. Если цена значительно ниже средней по рынку, внимательно изучите реальные видео и отзывы: заменить ведущего в день мероприятия не получится.
Нужно ли на свадьбе профессиональное фото и видео?Да. Свадьбу невозможно повторить, а неудачные фотографии и видео исправить нельзя. Выбирайте исполнителей по качеству работ, а не по самой низкой цене.
Зачем нужен координатор, если есть ведущий?Координатор встречает подрядчиков, контролирует тайминг и вынос блюд, координирует артистов и решает организационные вопросы. Без него этим занимаются заказчик и его близкие, вместо того чтобы отдыхать на празднике.
Как распределить бюджет мероприятия?Сначала ведущий, фото и видео, координатор. Затем один-два эмоциональных шоу-номера. После этого площадка, еда и музыка. В последнюю очередь декор.
Сколько стоит световое шоу на свадьбу?От 26 000 ₽ за номер с одним артистом. Два артиста в «Белом», «Масках» и «Золоте» - от 50 000 ₽, «Графические люди» с четырьмя артистами - 125 000 ₽.
Посмотреть шоу-номера Light Show · Получить программу и расчёт стоимости