Карина, художественный руководитель Art Show, более 20 лет создает и продюсирует мероприятия разного масштаба.
Тем, кто организует праздник впервые, я советую обратиться к проверенному организатору или агентству, а если хочется делать самому, начать со списка must-have: площадка, банкет, ведущий, техническое оснащение и программа или шоу. Главная ошибка новичков в том, что они думают в первую очередь о банкете, хотя гости запоминают эмоции и яркие моменты. Бюджет можно оптимизировать выбором даты (будний день вместо субботы) и площадкой за пределами центра с организованным трансфером. А шоу стоит от 26 000 ₽ за номер с одним артистом.
Когда человек впервые организует праздник, первое, что я всегда советую, - не пытаться сразу самостоятельно искать всех подрядчиков. Если есть возможность, лучше обратиться к проверенному организатору или агентству, которое поможет собрать мероприятие целиком. Часто люди думают, что помощь специалиста - это обязательно большие дополнительные расходы, но на практике хороший организатор может даже помочь сэкономить бюджет за счет проверенных подрядчиков, правильного планирования и опыта.
Организация мероприятия - это большое количество деталей, которые нужно учитывать одновременно. Когда человек делает праздник впервые, ему просто может быть сложно предусмотреть все моменты, которые для профессионалов привычны.
Организатор или самостоятельно: что выбрать
Критерий |
С организатором |
Самостоятельно |
|---|---|---|
Стоимость |
Обычно около 10% от бюджета мероприятия |
Без этой статьи расходов, но с затратой времени и сил |
Выбор подрядчиков |
Проверенные подрядчики, которых организатор знает |
Нужно искать и проверять каждого самому |
Контроль |
Организатор контролирует подготовку, вы определяете бюджет и пожелания |
Вы контролируете каждый этап сами |
Нагрузка в день праздника |
Организатор или координатор решает вопросы на месте |
Либо вы, либо нанятый координатор |
Кому подходит |
Тем, кто хочет делегировать и не погружаться в детали |
Тем, кому нравится выбирать и принимать решения |
Подробнее о том, как организовать праздник самостоятельно по шагам, мы писали в статье «Как организовать день рождения с нуля», а как проверять организаторов и их рекомендации - в материале «7 вопросов организатору перед заказом шоу».
Сначала определите, что вам нужно от мероприятия
Но бывают ситуации, когда хочется сделать все самостоятельно. Возможно, человеку нравится контролировать каждый этап, выбирать подрядчиков и принимать решения самому. В таком случае я бы начинала с самого простого - со списка.
Первое, что стоит сделать, - понять, каким вы хотите видеть свой праздник и что для него обязательно необходимо. Я бы составила список must-have, без которого мероприятие не состоится. В первую очередь это:
- площадка;
- банкетная часть, включая напитки;
- ведущий;
- техническое оснащение площадки: свет, звук и необходимое оборудование;
- программа, шоу или другие активности для гостей.
Отдельно хочется обратить внимание на техническую часть, о которой многие забывают. Например, если вы планируете выступление кавер-группы, важно заранее предусмотреть бэклайн и все необходимое оборудование для артистов. Мероприятие - это не только красивая площадка и гости за столами. За качественным выступлением всегда стоит большая техническая подготовка.
Чек-лист must-have
Что |
Что решить заранее |
|---|---|
Площадка |
Число гостей, высота потолка, возможность затемнения, свободное место для программы |
Банкет и напитки |
Меню, пробный ужин, условия по своим напиткам |
Ведущий |
Стиль, живые видео, отзывы |
Техническое оснащение |
Свет, звук, оборудование, бэклайн для музыкантов |
Программа и шоу |
Формат, число номеров, момент в сценарии |
Координатор |
Кто следит за таймингом и подрядчиками в день праздника |
О том, как проверить площадку под шоу, читайте в статье «Что проверить перед заказом шоу», а требования по каждому номеру Art Show собраны в техническом райдере.
Главная ошибка новичков - думать только о банкете
Одна из самых распространенных ошибок людей, которые организуют праздник впервые, - считать, что главное на мероприятии вкусно поесть. Конечно, еда и сервис важны, но гости запоминают совсем другое. После мероприятия человек вряд ли долго будет вспоминать, какой был банкет или насколько красивым был его образ. Эти впечатления могут остаться буквально на несколько минут.
А вот яркие эмоции, необычные моменты, красивое открытие, интересная программа или шоу могут обсуждаться еще долгие годы. Именно эмоции делают мероприятие настоящим событием.
Что гости запоминают, а что забывают
Запоминают |
Забывают |
|---|---|
Яркий момент: первый танец, выход, финал |
Название блюд и расположение закусок |
Сюрприз, неожиданное выступление |
Количество цветочных композиций |
Эмоции и общая атмосфера |
Мелкие детали декора |
Персональные детали: имя, фотография |
Порядок подачи блюд |
Как распределить бюджет так, чтобы вложиться в то, что запомнится, мы разбирали в статьях «На чем можно сэкономить при организации мероприятия, а на чем никогда» и «Как сделать мероприятие дороже без увеличения бюджета».
Какое шоу выбрать на первый праздник
Если вы делаете праздник впервые, не нужно собирать огромную программу. Достаточно одного-двух номеров в ключевые моменты вечера.
Задача |
Что подойдет |
Цена |
|---|---|---|
Яркий акцент и персональная история |
«Графические люди»: на костюмах имена, фотографии, логотип или дата |
125 000 ₽ за четырех артистов |
Мягкая атмосфера, сказочный свет |
«Белый» |
50 000 ₽ за двух артистов |
Танцевальный блок |
«Маски» или «Золото» |
50 000 ₽ за двух артистов |
Небольшой зал, один артист |
«Лазермен» |
по прайсу |
Торжественный момент |
«Отражение»: имя или логотип на гранях светового куба |
150 000 ₽ без куба, 200 000 ₽ с кубом |
Для камерных праздников хватит одного номера с одним-двумя артистами, для вечеринки среднего размера оптимальны два номера. Полный прайс - на странице цен. О том, как выбирать шоу под формат события, читайте в статье «Как выбрать шоу под формат мероприятия», а о типичных ошибках новичков - в материале «5 ошибок при выборе шоу-программы на мероприятие».
Не забывайте про бюджет и возможности для экономии
Еще один важный момент, с которым часто сталкиваются при организации праздника, - бюджет. Многие не знают, что выбор даты может сильно повлиять на стоимость мероприятия. Например, если говорить о свадьбе, проведение события не в субботу, а в воскресенье, понедельник, вторник или среду может помочь значительно сократить расходы. При этом качество праздника не обязательно станет ниже.
Также не всегда нужно выбирать самые очевидные варианты площадок. Например, иногда аренда красивой локации за пределами центра города вместе с организованным трансфером оказывается выгоднее, чем ресторан в центре.
При этом трансфер решает еще одну частую проблему - опоздания гостей. Мы все знаем, что люди могут задерживаться на полчаса, а иногда и дольше. Когда гости приезжают организованно, проще контролировать тайминг мероприятия, и праздник начинается вовремя.
Где можно сократить, а где нет
Идея экономии |
Как работает |
|---|---|
Будний день вместо субботы |
Снижает стоимость площадки и подрядчиков без потери качества праздника |
Площадка за городом |
Часто дешевле ресторана в центре, а по атмосфере может выигрывать |
Организованный трансфер |
Решает проблему опозданий и помогает начать вовремя |
Один акцент вместо оформления всей площадки |
Один продуманный элемент выглядит дороже, чем десятки разрозненных |
Компактная программа |
Два номера с небольшим составом вместо большой программы |
Загородный дом хорошо подходит для небольшой свадьбы: об этом мы писали в статье «Какое шоу выбрать на свадьбу на 20 человек в коттедже». Если площадка небольшая, посмотрите материал «Как выбрать шоу для маленького помещения».
Когда начинать подготовку
Начинайте с даты и подрядчиков, которых нельзя заменить в день мероприятия. На популярные даты календарь хороших коллективов закрывается за полгода, а иногда и раньше. Как только вы знаете предполагаемую дату, начинайте общаться с подрядчиками, даже если площадка еще не подписана. Подробнее в статьях «Когда лучше бронировать шоу на свадьбу или корпоратив» и «Когда начинать выбирать шоу на свадьбу».
Самое главное - думать не о количестве деталей, а о впечатлении
Если вы организуете праздник впервые, мой главный совет: сначала подумайте не о том, сколько всего должно быть на мероприятии, а о том, какие эмоции вы хотите подарить гостям. Именно это помогает правильно расставить приоритеты: понять, где действительно важно вложиться, а на чем можно оптимизировать бюджет.
Хороший праздник - это не только площадка, еда и красивые детали. Это атмосфера, эмоции и моменты, которые люди будут вспоминать спустя много времени. Как придумать идею, вокруг которой строится весь вечер, читайте в статье «Как придумать концепцию дня рождения»: принципы подходят и для других праздников.
Организация праздника - это всегда много деталей, и не обязательно проходить весь путь самостоятельно. Иногда достаточно привлечь людей с опытом, чтобы все сложилось в единую картину.
Сколько стоит световое шоу
Ориентиры по прайсу Art Show:
- один артист в номере - от 26 000 ₽;
- два артиста в номерах «Белый», «Маски» и «Золото» - от 50 000 ₽;
- «Белый» с четырьмя артистами - 90 000 ₽, с восемью - 165 000 ₽;
- «Графические люди» с четырьмя артистами - 125 000 ₽, с шестью - 155 000 ₽, с восемью - 190 000 ₽;
- «Отражение» с четырьмя артистами: без куба - 150 000 ₽, с кубом на вращающейся платформе - 200 000 ₽.
Спецэффекты считаются отдельно: сухой искусственный снег - 13 000 ₽, четыре фонтана холодного горения - 10 000 ₽, тяжелый дым - 30 000 ₽. Комплект из дыма, снега и четырех фонтанов стоит 50 000 ₽. Чтобы заказать световое шоу, откройте страницу цен. Для корпоративных задач есть отдельная страница «Корпоративы».
Если вы хотите обсудить свою идею или понять, с чего лучше начать подготовку, оставьте заявку: команда Art Show поможет разобраться с форматом и возможностями реализации. Посмотреть номера и цены.
Частые вопросы
С чего начать организацию праздника, если делаешь это впервые?Лучше обратиться к проверенному организатору. Если хочется делать самому, составьте список must-have: площадка, банкет с напитками, ведущий, техническое оснащение и программа или шоу.
Нужен ли организатор для первого праздника?Это не обязательно, но помогает: организатор подбирает проверенных подрядчиков, планирует подготовку и опирается на опыт. Хороший организатор может даже помочь сэкономить бюджет. Обычно его услуга стоит около 10% от бюджета мероприятия.
Как сэкономить при организации праздника?Выбрать день недели не по субботам, рассмотреть площадку за пределами центра с организованным трансфером, сделать один продуманный акцент вместо оформления всей площадки и ограничиться компактной программой.
Что гости запоминают на празднике?Яркие эмоции, необычные моменты, красивое открытие, интересную программу или шоу. Банкет и детали образа помнят гораздо меньше.
Какое шоу заказать на первый праздник?Один-два номера в ключевые моменты вечера. Для камерного праздника достаточно номера с одним-двумя артистами, для вечеринки среднего размера оптимальны два номера.
Зачем нужен трансфер для гостей?Он решает проблему опозданий: когда гости приезжают организованно, проще контролировать тайминг, и праздник начинается вовремя.
Сколько стоит световое шоу?От 26 000 ₽ за номер с одним артистом. Два артиста в «Белом», «Масках» и «Золоте» - от 50 000 ₽, «Графические люди» с четырьмя артистами - 125 000 ₽.
Посмотреть шоу-номера Light Show · Получить программу и расчёт стоимости